Structo DocsПолитика обработки персональных данных
Документ определяет порядок и условия обработки персональных данных при использовании сервиса Structo Docs.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон) и опубликована во исполнение части 2 статьи 18.1 Закона.
1.2. Оператором персональных данных в случаях, указанных в пункте 2.1 Политики, является владелец сервиса Structo Docs (далее — Оператор).
1.3. Политика распространяется на обработку персональных данных при использовании сайта ritm.team и сервиса app.ritm.team (далее совместно — Сервис).
1.4. Обращения по вопросам обработки персональных данных направляются по адресу support@ritm.team.
2. Роли при обработке персональных данных
2.1. Оператор определяет цели и способы обработки данных учётных записей, сеансов входа, журнала действий и обращений в поддержку.
2.2. В отношении документов, размещаемых организацией-клиентом, и содержащихся в них персональных данных оператором является такая организация. Владелец Сервиса обрабатывает эти данные по её поручению в соответствии с частью 3 статьи 6 Закона на условиях публичной оферты или отдельного договора.
2.3. Запросы субъектов персональных данных в отношении документов, размещённых организацией, рассматривает эта организация.
3. Состав персональных данных и цели обработки
3.1. Обрабатываются персональные данные пользователей Сервиса, получателей внешних ссылок и запросов документов, отправителей писем и сообщений, лиц, указанных в документах, посетителей сайта и лиц, обратившихся в поддержку.
| Персональные данные | Цели обработки |
|---|---|
| Учётная запись: имя, адрес электронной почты, хеш пароля, фотография профиля при её загрузке, роль в организации, данные второго фактора. | Вход в Сервис, работа в архиве, направление сообщений о работе Сервиса. |
| Организация: наименование и реквизиты юридических лиц, если они внесены. | Заключение и исполнение договора, работа архива. |
| Сеансы входа: адрес IP, сведения о браузере, время. | Поддержание сеанса, расследование подозрительных входов. |
| Журнал действий: сведения о лице и совершённом действии, время, адрес IP, сведения о браузере. | Обеспечение безопасности Сервиса, предоставление истории действий администраторам организации. |
| Получатели внешних ссылок и запросов: адрес электронной почты, имя, если его указал отправитель, время открытия и скачивания. | Предоставление доступа к документу по ссылке и коду из письма, запросы документов и напоминания о них. |
| Письма и сообщения: адрес отправителя, тема, текст и вложения. Для бота Telegram: идентификатор аккаунта и текст сообщений. | Приём документов, ответы бота. |
| Документы: файлы, извлечённый текст, найденные реквизиты и контрагенты, поисковый индекс. | Хранение, распознавание, поиск и ответы по документам. Обработка ведётся по поручению клиента. |
| Поисковые запросы. Адреса электронной почты, телефоны, числа от пяти цифр, суммы и распознанные наименования контрагентов заменяются при записи. Иные слова сохраняются без изменений, поэтому имя, введённое обычным словом, может сохраниться. | Оценка и улучшение качества поиска. |
| Журналы серверов: адрес IP, запрошенный адрес, сведения о браузере, в том числе при посещении сайта. | Обеспечение работы сайта и Сервиса, защита от атак, поиск ошибок. |
| Обращения в поддержку: адрес электронной почты и текст письма. | Ответ на обращение. |
3.2. Оператор не обрабатывает специальные категории и биометрические персональные данные в качестве оператора. Рекламные рассылки и сторонние счётчики посещений не используются.
4. Правовые основания обработки
4.1. Обработка осуществляется на следующих основаниях:
- согласие субъекта персональных данных, предоставляемое при создании учётной записи;
- договор с субъектом или с организацией, в которой он работает;
- законный интерес Оператора в обеспечении безопасности Сервиса;
- поручение организации-клиента в отношении размещённых ею документов.
4.2. Передача документов внешней модели искусственного интеллекта осуществляется только при наличии разрешения организации-клиента.
5. Порядок обработки и сроки хранения
5.1. Обработка включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение персональных данных и ведётся с использованием средств автоматизации.
5.2. Установлены следующие сроки хранения:
| Данные | Срок хранения |
|---|---|
| Учётная запись и данные организации | До прекращения существования учётной записи и организации. |
| Документы | До удаления. Удалённый документ хранится в корзине 30 дней, после чего удаляется окончательно. |
| Журнал действий и уведомления в Сервисе | В течение существования организации, автоматическое удаление не предусмотрено. |
| Сеансы входа | 90 дней после окончания сеанса. |
| Файлы, не ставшие документами: отклонённые, не прошедшие обработку | Через 90 дней стираются имя файла и текст сообщения. |
| Входящие письма и сообщения боту | 30 дней после обработки. Вложения, принятые как документы, хранятся в архиве. |
| Сведения об отказе в приёме письма | 30 дней. |
| Записи об отправленных письмах и сообщениях | 180 дней. |
| Поисковые запросы и замеры работы Сервиса | 90 дней. |
| Журналы серверов | В пределах установленного объёма: четыре файла по 50 МБ для каждого компонента, старые записи замещаются новыми. |
| Показатели работы серверов | 30 дней. Идентификаторы пользователей и документов в них не включаются. |
| Архив журнала базы данных и её ночные копии | 7 дней. |
| Зашифрованные копии базы данных, создаваемые каждые 6 часов | В соответствии с правилом хранения хранилища резервных копий. |
5.3. После удаления данные сохраняются в резервных копиях до истечения срока их хранения. При восстановлении базы данных из копии данные ранее удалённых организаций удаляются повторно.
6. Передача персональных данных третьим лицам
6.1. Распознавание текста, построение поискового индекса и проверка файлов на вирусы выполняются на сервере Оператора. Оператор привлекает следующих подрядчиков:
| Подрядчик и место обработки | Передаваемые данные |
|---|---|
| reg.ru, Россия | Размещение сервера Сервиса, файлов документов и резервных копий базы данных. |
| SpaceWeb, Россия | Письма Сервиса: адрес получателя, тема, текст. Почтовый ящик поддержки. |
| Yandex AI Studio, Россия | Текст страниц документов для ответов по документам и чтения реквизитов, только при наличии разрешения организации. Запросы направляются с отключённым сохранением данных на стороне поставщика. |
| Telegram, за пределами России | При использовании бота: идентификатор пользователя, файлы и сообщения боту. В ответах бота: имена файлов, фрагменты документов до 240 символов и ссылки. |
| RUVDS, Алматы, Казахстан | Промежуточный сервер Оператора между Сервисом и Telegram, через который проходят те же сообщения и файлы. На этом же сервере размещена страница статуса, которая не собирает данные посетителей. |
7. Доступ к документам
7.1. Доступ к документам могут получить:
- пользователи организации в пределах их прав и получатели внешних ссылок;
- администратор Сервиса, имеющий технический доступ к серверу, базе данных и хранилищу файлов для обеспечения работы, восстановления и расследования сбоев;
- reg.ru: файлы документов, архив журнала базы данных и её ночные копии размещены в его хранилище и не зашифрованы на стороне Оператора, поэтому технически доступны провайдеру. Копии базы данных, создаваемые каждые 6 часов, шифруются до отправки;
- поставщик модели искусственного интеллекта: только текст страниц и только при разрешении организации. Разрешение по умолчанию отключено, его изменяет администратор организации, каждое изменение фиксируется в журнале;
- Telegram и промежуточный сервер: данные, отправленные через бота или полученные от него.
8. Трансграничная передача
8.1. Учётные записи и документы хранятся на территории Российской Федерации.
8.2. При использовании бота Telegram сообщения и файлы передаются на промежуточный сервер в Республике Казахстан и в Telegram за пределами Российской Федерации. Без использования бота такая передача не осуществляется.
9. Файлы cookie и хранилище браузера
9.1. Сайт ritm.team не использует файлы cookie и сторонние скрипты.
9.2. Приложение app.ritm.team использует файлы cookie для поддержания сеанса и доступа по внешней ссылке, а хранилище браузера — для сохранения настроек интерфейса.
10. Меры защиты
10.1. Оператор применяет следующие меры:
- защита соединений с помощью TLS;
- разделение документов организаций на уровне базы данных;
- второй фактор при входе, который администратор организации может сделать обязательным;
- проверка файлов на вирусы до помещения в архив;
- запись действий с документами в журнал.
11. Права субъектов персональных данных
11.1. Субъект персональных данных вправе получать сведения об обработке своих данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отозвать согласие, а также обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд.
11.2. Запросы направляются по адресу support@ritm.team и рассматриваются в сроки, установленные Законом. Отзыв согласия не исключает обработку, если для неё есть иное основание, предусмотренное законом.
12. Заключительные положения
12.1. Новая редакция Политики действует с момента её публикации на настоящей странице.